Procedură privind documentele ce conțin documentele cu caracter personal – HUMAN RESOURCE

 

 

CONŢINUTUL PROCEDURII

 

SCOP: Această procedură stabileşte:

1. Un set unitar de reguli care reglementează redactarea, înregistrarea, evideța, circuitul (manipularea) și distrugerea documentelor care conțin date cu caracter personal în cadrul SOLAR POWER MANGEMENT  SRL  în scopul asigurării securității datelor cu caracter personal, respectând în acelaşi timp obligaţiile ce revin SOLAR POWER MANGEMENT  SRL  şi măsurile de securitate adoptate pentru protecţia datelor cu caracter personal, protejarea vieţii private, a intereselor legitime şi garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.

2. Responsabilităţile privind redactarea, înregistrarea, evidența, circuitul (manipularea) și distrugerea documentelor care conțin date cu caracter personal în cadrul SOLAR POWER MANGEMENT  SRL , precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.

TERMENI ŞI DEFINIŢII:

Date cu caracter personal = orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în mod particular prin referire la un număr de identificare ori la unul sau la mai mulţi factori specifici identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale; 

Operator - orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care stabileşte scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; dacă scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt determinate printr-un act normativ sau în baza unui act normativ, operator este persoana fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, care este desemnată ca operator prin acel act normativ sau în baza acelui act normativ; 

Persoană împuternicită de către operator - o persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care prelucrează date cu caracter personal pe seama operatorului;

Responsabilul cu protecția datelor – persoana desemnată cu:

• • Informarea și consilierea operatorului precum și a angajaților cu privire la obligațiile care le revin referitoare la protecția datelor;
  • Monitorizarea respectării regulamentului GDPR și a politicilor operatorului în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, inclusiv acțiunile de sensibilizare și de formare a personalului;
  • Furnizarea de consiliere în ceea ce privește evaluarea impactului asupra protecției datelor și monitorizarea funcționării acesteia;
  • Cooperarea cu autoritatea de supraveghere;
  • Asumarea rolului de punct de contact pentru autoritatea de supraveghere privind aspectele legate de prelucrare.

Utilizator - orice persoană care acţionează sub autoritatea operatorului, a persoanei împuternicite sau a reprezentantului, cu drept recunoscut de acces la bazele de date cu caracter personal;

Prelucrarea datelor cu caracter personal - orice operaţiune sau set de operaţiuni care se efectuează asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea către terţi prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea; 

Stocarea - păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese, respectând în același timp protecția datelor cu caracter personal „începând cu momentul conceperii și în mod implicit” (by design and by default).

 

2. PREAMBUL

În accepțiunea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările ulterioare documentele reprezintă:

 

Art. 1. - Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, precum și de către persoanele fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condițiile prezentei legi.

Art. 4. - Persoanele fizice și persoanele juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, denumite în continuare creatori și deținători de documente, răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevederilor prezentei legi.

Art. 7. - Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii.

În accepțiunea Legii sus-menționate, datele cu caracter personal, cu excepția celor care circulă pe cale orală, se regăsesc sub formă de documente, protejate de legile statului român. Documentele manipulate în cadrul SOLAR POWER MANGEMENT  SRL  pot fi în format fizic sau electronic.

Orice document, indiferent de natura sa, ori de informațiile conținute are următorul ciclu de viață:

• ÎNTOCMIREA;
• EVIDENŢA;
• PĂSTRAREA;
• PROCESAREA;
• MULTIPLICAREA;
• MANIPULAREA;
• TRANSPORTUL;
• TRANSMITEREA;
• DISTRUGEREA

Documentele care conțin date cu caracter personal, indiferent de natura lor, documentul excel creat pe un calculator, în scop operațional, înregistrarea unei convorbiri telefonice cu un client, o factură sau o adeverință de salariat, respectă regulile generale de protecție a datelor cu caracter personal, asa cum sunt prezentate în:

- Procedură privind protecția și securitatea sistemelor informatice unde se stochează și prelucrează date cu caracter personal;

- Procedură specifică de acces, prelucrare și protecție a datelor cu caracter personal;

- Procedură privind redactarea, evidența, circuitul (manipularea) și transportul documentelor care conțin date cu caracter personal,

- Procedură privind folosirea dispozitivelor personale în manipularea datelor cu caracter personal, inclusiv măsurile de siguranță impuse.

În cadrul SOLAR POWER MANGEMENT  SRL  au fost identificate următoarele date cu caracter personal, care trebuie protejate în mod corespunzator.

3. Evidența prelucrărilor de date personale SOLAR POWER MANGEMENT  SRL  

Nr crt	Numele operatorului	Scopul prelucrării	Baza legală	Categorii de date/ Categorii de persoane	Destinatari date	Transfer date	Termene stergere	Masuri de securitate
1	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	executarea unui contract	obligație legală	Date personale ale angajaților evidență/ Angajați	H.R.	Firma de audit - electronic	Conform legislației specifice	Protectie fizica și electronică de nivel satisfăcător
2	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	executarea unui contract	contract	Date personale ale angajaților salarizare/ Angajați	Economic	Firma de audit - electronic	Conform legislației specifice	Protectie fizica și electronică de nivel satisfăcător
3	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract	Consimțământ	Date personale ale candidaților la angajare	H.R. + structuri interesate	-	Conform procedura interna	Protectie fizica și electronică de nivel satisfăcător
4	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	executarea unui contract	obligație legală / Consimțământ	Date personale ale clienților	Economic	-	Conform legislației specifice	Protectie electronică de nivel satisfăcător
5	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract / executarea unui contract	Consimțământ	Date personale ale clienților colectate on line	Toate departamentele	-	Conform procedura interna	Protectie fizica și electronică de nivel satisfăcător
6	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	executarea unui contract	contract	Date personale ale unor angajați ai clienților	Departamentele de suport	-	Conform procedura interna	Protectie electronică de nivel satisfăcător

 

 

4. Date cu caracter personal gestionate în cadrul departamentului HR sunt:

 

1	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	executarea unui contract	obligație legală	Date personale ale angajaților evidență/ Angajați	H.R.	Firma de audit - electronic	Conform legislației specifice	Protectie fizica și electronică de nivel satisfăcător
2	SOLAR POWER MANGEMENT  SRL	demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract	Consimțământ	Date personale ale candidaților la angajare	H.R. + structuri interesate	-	Conform procedura interna	Protectie fizica și electronică de nivel nesatisfăcător

 

 

 

 

 

În vederea granulării categoriilor respective de date se poate întocmi o evidență a tipurilor de documente prelucrate la nivelul structurii (pe categorii majore de date cu caracter personal), care ar trebui sa conțină următoarele informații:

 

Nr crt

Tipul documentului

Întocmire / Sursa

Nr. Înregistrare / data

Persoane care au consultat documentul

Perioada de păstrare

Locul de păstrare

Transfer date

Termene stergere/ Data ștergerii

Masuri de securitate

Observații